CODICE ETICO

1. PREMESSA

FERWOOD S.p.A., è una società che, per struttura e dimensione, per le attività gestite e per il legame con il territorio e l’ambiente, svolge un ruolo significativo rispetto al mercato, allo sviluppo economico, alla protezione dell’ambiente e al benessere delle comunità in cui è presente, operando in una molteplicità di contesti istituzionali, economici e sociali.

Coerentemente, tutte le attività del devono essere svolte secondo principi etici di osservanza della legge, tutela della salute e dell’integrità fisica e psicologica dei lavoratori, rispetto dell’ambiente, onestà, integrità, chiarezza e trasparenza, correttezza, buona fede, leale competizione, nel rispetto degli interessi legittimi di clienti, dipendenti, soci, partner, enti locali con cui il intrattiene rapporti per la gestione dei servizi, e della collettività in cui la società è presente con le proprie attività.

Al fine di dare concretezza e continuità a quanto premesso e garantire il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della società, il presente Codice Etico ha l’obiettivo di identificare e diffondere i principi etici ed i criteri di comportamento che devono essere osservati nello svolgimento delle attività aziendale, istituendo meccanismi finalizzati alla loro attuazione e rispetto.

Le disposizioni del Codice sono vincolanti per i comportamenti di tutti gli amministratori, dei responsabili di filiale, degli agenti, dei dipendenti della società, consulenti e di chiunque operi in nome e per conto, indipendentemente dal rapporto giuridico sottostante.

In questo contesto si inserisce, fra le altre iniziative, la progettazione e attuazione da parte della società di un proprio Modello di Organizzazione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e successive integrazioni (di seguito “Modello 231”), finalizzato alla prevenzione dei reati considerati dalla normativa in oggetto. Il presente Codice Etico costituisce uno dei protocolli chiave di riferimento per l’efficacia del Modello stesso, stabilendo che:

la società ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera;
ogni operazione e transazione della società deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua;
relativamente ai rapporti con la Pubblica Amministrazione e pubblici dipendenti devono essere adottati principi di base di seguito meglio definiti;
la società ha come principio imprescindibile il rispetto per la sicurezza e la salute dei lavoratori che operano per il fine aziendale e si impegna a condurre la propria attività nel rispetto degli standard in materia di salute e sicurezza.

2. DESTINATARI DEL CODICE

Il Codice Etico si applica agli amministratori e ai dipendenti di FERWOOD S.p.A. e a tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi aziendali, impegnandoli, senza distinzioni o eccezioni, ad osservare ed a fare osservare i principi in esso contenuti nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio della società può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con il Codice Etico.

I componenti del Assemblea, nella consapevolezza della propria responsabilità, oltre che al rispetto della legge, dello statuto, sono tenuti all'osservanza di quanto contenuto nel presente Codice di Etico al quale si ispirano nel fissare gli obiettivi aziendali.
Il management della società è tenuto a osservare i contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo i valori patrimoniali, gestionali e tecnologici della Società, il rendimento per gli azionisti, il benessere di lungo termine per i dipendenti e per la collettività.
I dirigenti sono responsabili di dare concretezza ai valori e ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di aziendale.
I dipendenti della società nello svolgimento delle proprie attività, oltre che adempiere ai doveri generali di lealtà, di correttezza, devono rispettare le regole aziendali e attenersi ai precetti del Codice Etico e dei C.C.N.L. di riferimento. La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la Società e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti e al contempo per il Datore di Lavoro, il rispetto delle procedure di cui all’art. 7 della legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), dei contratti collettivi di lavoro e del codice disciplinare adottato della società.
I dipendenti ed i dirigenti che operano sotto la direzione del Gestore indipendente, si impegnano a rispettare le specifiche previsioni del Codice di Comportamento riguardanti le materie e le attività oggetto di separazione funzionale.
Il presente Codice Etico ed il Modello 231 adottato della società si applicano anche ad altri soggetti esterni alla Società che abbiano, direttamente o indirettamente, rapporti con quest’ultima (a titolo esemplificativo e non esaustivo, procuratori, agenti, collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, partner commerciali e industriali).

Tali Destinatari sono obbligati al rispetto delle disposizioni del Modello 231 e dei principi etici di riferimento e delle norme di comportamento stabiliti nel presente Codice.

Le violazioni al Codice Etico sono punite con le sanzioni indicate nel sistema disciplinare della società e per i destinatari esterni in sede contrattuale.

3. PRINCIPI ETICI A CUI SI ISPIRANO LE ATTIVITÀ E LE RELAZIONI di FERWOOD S.p.A.

Tutte le azioni svolte e, in generale, i comportamenti posti in essere dai destinatari del presente Codice nello svolgimento dell’attività lavorativa devono essere ispirati e attenersi ai seguenti principi etici:

Responsabilità; la società ha come principio imprescindibile il rispetto delle leggi, dei regolamenti e, in generale, delle normative vigenti e dell’ordine democratico costituito. Gli amministratori ed i dipendenti della società, nonché gli altri destinatari del Codice, sono pertanto tenuti a rispettare tale principio ed in nessun caso, è ammesso perseguire o realizzare l’interesse della Società in violazione di leggi.
Correttezza; il principio della correttezza implica il rispetto dei diritti, anche sotto il profilo della privacy e della tutela della personalità individuale, di tutti i soggetti che risultino coinvolti nella propria attività lavorativa e professionale. Inoltre, gli amministratori ed i dipendenti la società, nonché i Destinatari esterni, devono agire correttamente al fine di evitare situazioni di conflitto di interessi, intendendosi per tali, genericamente, tutte le situazioni in cui il perseguimento del proprio interesse sia in contrasto con gli interessi e la missione di. Sono, inoltre, da evitare situazioni attraverso le quali un dipendente, un amministratore o Destinatario esterno possa trarre un vantaggio e/o un profitto indebiti da opportunità conosciute durante lo svolgimento della propria attività.
Imparzialità; la società vieta ogni discriminazione razziale, di sesso, di nazionalità, di religione, di lingua, sindacale o politica nell’assunzione, nella retribuzione, nelle promozioni o nel licenziamento nonché ogni forma di favoritismo
Onestà; gli amministratori ed i dipendenti della società nonché gli altri Destinatari, debbono avere la consapevolezza del significato etico delle loro azioni e non devono perseguire l’utile personale o aziendale in violazione del presente Codice.
Integrità; la società non approva né giustifica alcuna azione di violenza o minaccia finalizzata all’ottenimento di comportamenti contrari alla legge e/o al Codice Etico.
Trasparenza; nell’ambito degli adempimenti istituzionali e normativi della società, il principio della trasparenza si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione sia all’esterno che all’interno di ciascuna delle Società facenti parte della società.
Efficienza, professionalità e collaborazione; in ogni attività lavorativa deve essere perseguita l’economicità della gestione e dell’impiego delle risorse aziendali, pur rispettando sempre gli standard qualitativi più avanzati. Ciascun dipendente e amministratore di deve garantire impegno e rigore professionale nello svolgimento delle attività in azienda, fornendo apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate, assicurando collaborazione ai colleghi e tutelando l’immagine e la reputazione della società.
Spirito di servizio; gli amministratori ed i dipendenti della società, nonché gli altri Destinatari, devono orientare la propria condotta, nei limiti delle rispettive competenze e responsabilità, al perseguimento della missione aziendale volta a fornire un servizio di alto valore sociale e di utilità per la collettività, nell’ottica del miglioramento continuo del servizio fornito.
Concorrenza; la società intende sviluppare il valore della concorrenza adottando principi di correttezza e leale competizione nei confronti degli operatori presenti sul mercato.
Rapporti con la collettività e tutela ambientale; la società ha un forte legame con il territorio e, consapevole che le proprie attività incidono sullo sviluppo economico-sociale e sulla qualità della vita del territorio stesso, si impegna nelle attività di a migliorare l’impatto presente e futuro sull’ambiente, investendo in innovazione per la tutela delle risorse naturali e la sostenibilità delle fonti energetiche.
Ripudio di ogni forma di terrorismo e di eversione dell’ordine democratico; la società ripudia ogni forma di terrorismo e intende adottare, nell’ambito della propria attività, le misure idonee a prevenire il pericolo di un coinvolgimento in fatti di terrorismo, così da contribuire all’affermazione della pace tra i popoli e della democrazia. A tal fine, la Società si impegna a non instaurare alcun rapporto di natura lavorativa o commerciale con soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, coinvolti in fatti di terrorismo, così come a non finanziare o comunque agevolare alcuna attività di questi.
Rapporto con i Soci e Salvaguardia del Patrimonio; la società, consapevole dell’importanza del ruolo rivestito dal socio, si impegna a fornire informazioni accurate, veritiere e tempestive sui fatti e sull’andamento aziendale. Costituisce impegno di ciascuna delle società facenti parte della società, e in primis dei rispettivi amministratori, tutelare e accrescere il valore della propria attività, attraverso la valorizzazione della gestione, il miglioramento continuo degli standard negli impieghi produttivi e il mantenimento del patrimonio, nel pieno rispetto delle regole in essere.
Risorse Umane; la società è consapevole che il funzionamento dell’organizzazione ed il I raggiungimento degli obiettivi dipende dall’apporto fondamentale di tutto il personale e pone quindi grande attenzione alle risorse umane:
- alimentando lo spirito del lavoro di squadra; creando i presupposti per lo sviluppo delle potenzialità di ogni persona; condannando comportamenti discriminatori; motivando e coinvolgendo il personale nello sviluppo dei progetti e nella realizzazione degli obiettivi; offrendo le opportunità, in ambiente di lavoro e attraverso piani di formazione, per una crescita delle competenze, delle conoscenze e delle capacità; creando uno stato emotivo ed un clima relazionale basato sulla lealtà, sulla correttezza e sul rispetto delle personalità, del pensiero e delle opinioni di ogni individuo; creando ed alimentando un clima gestionale che sappia motivare, riconoscere e gratificare il contributo a livello di squadra e di singolo individuo; tutto questo nel rispetto della normativa vigente in materia di diritti della personalità individuale.
- assicurando che il processo di selezione venga svolto valutando il candidato in base alla corrispondenza del profilo rispetto alle esigenze espresse dalla singola Società, nel rispetto delle pari opportunità fra i candidati e della normativa in materia di rapporto di lavoro. L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle disposizioni vigenti.
- tutelando la personalità individuale; la società riconosce l’esigenza di tutelare la libertà individuale in tutte le sue forme e ripudia ogni manifestazione di violenza, soprattutto se volta a limitare la libertà personale, nonché ogni forma di violazione della dignità del singolo individuo. La società si impegna a promuovere, nell’ambito della propria attività ed in primis tra i propri dipendenti, collaboratori, fornitori e partner, la condivisione dei medesimi principi. I dipendenti che ritengano di aver subito discriminazioni possono riferire l’accaduto all’Organismo di Vigilanza e/o al proprio responsabile che procederà ad accertare l’effettiva violazione del Codice Etico. Non costituiscono discriminazioni quelle differenze di trattamento economico e professionale connesse alla normale gestione e sviluppo delle risorse umane. La società contrasta al proprio interno ogni forma di mobbing sia orizzontale sia verticale.
- tutelando la privacy dei dipendenti; la società tutela la privacy dei propri dipendenti, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, impegnandosi a non comunicare né diffondere, fatti salvi gli obblighi di legge, i relativi dati personali in assenza di un’idonea base giuridica. L’acquisizione, il trattamento e la conservazione di dette informazioni avviene all’interno di specifiche procedure volte a impedire che persone non autorizzate possano venirne a conoscenza.
- stabilendo che i rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli, siano improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
Salute, Sicurezza e Ambiente; nell’ambito delle proprie attività, la società si impegna a tutelare l’integrità morale e fisica dei propri dipendenti e collaboratori presenti in azienda, avviando iniziative volte a promuovere l’adozione di comportamenti responsabili e sicuri e assicurare l’attuazione di tutte le misure di sicurezza fornite dall’evoluzione tecnologica per garantire un ambiente lavorativo sicuro e salubre, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.
Cliente; la conoscenza dei bisogni dei cittadini e il legame con il territorio sono i riferimenti primari dell'attività aziendale, che mira alla soddisfazione dei clienti e all'integrazione e al miglioramento continuo della qualità dei servizi. Per questo motivo la società ritiene fondamentale avere un contatto diretto con il cliente e creare un rapporto professionale ispirato alla fiducia, disponibilità, flessibilità, chiarezza, attenzione e affidabilità. La società si impegna a non discriminare i propri clienti ed a soddisfarli in adempimento agli obblighi fissati dalle convenzioni, dagli accordi e dalla normativa vigente in materia. La società si impegna a porre la massima attenzione alla soddisfazione delle aspettative dei clienti.
Fornitori; il coinvolgimento dei fornitori nel rispetto degli standard di qualità, ambientali e di sicurezza è fondamentale per costruire con loro un rapporto propositivo e di cooperazione che consenta di prevenire i rischi connessi all’attività aziendale e di tutelare l’ambiente. La società si impegna ad individuare i propri fornitori nel rispetto delle norme vigenti e delle procedure interne, in base a valutazioni relative alla competitività, alla qualità, alla solidità, alle condizioni economiche praticate e agli adempimenti in materia di sicurezza e ambiente. Il fornitore sarà selezionato, fra gli altri requisiti, anche in considerazione della capacità di garantire il rispetto del presente Codice Etico.
Cooperazione attiva e piena con le Autorità, i Soggetti pubblici e gli Organi di Vigilanza; i dipendenti e gli amministratori della società devono tenere nei rapporti con la PA e gli organi di vigilanza un comportamento etico, trasparente, corretto e cooperativo.
Rapporti con gli stakeholder (soggetti "portatori di interessi" nell’azienda); instaurare un clima positivo, corretto e trasparente nei confronti di tutti coloro che contribuiscono alla realizzazione della missione aziendale ed i cui interessi risentono delle modalità con cui l’azienda persegue il raggiungimento della stessa risulta fondamentale per garantire e proteggere la reputazione e la credibilità che la società ha saputo conquistarsi negli ambiti locali, regionali e nazionali in cui opera.
Separazione di ruoli e poteri; la società si impegna al fine di garantire al proprio interno il principio della separazione di ruoli e poteri tra chi esegue, chi verifica e chi approva e, con particolare riferimento ai principali processi di gestione delle provviste, tra chi chiede l’assunzione di una persona o l’acquisto di un bene (funzioni aziendali), chi ne gestisce la ricerca e l’assunzione o l’acquisto (rispettivamente funzione Risorse Umane e funzione Approvvigionamenti) e chi assicura il pagamento del personale o dei beni ricevuti attraverso l’utilizzo delle risorse finanziarie (funzione Amministrazione). A tal fine sono state progettate e attuate procedure interne finalizzate alla gestione corretta, trasparente e verificabile dei principali processi di gestione delle provviste.

4. NORME DI COMPORTAMENTO

Coerentemente con i principi esposti, i Destinatari del Codice dovranno seguire comportamenti corretti negli affari di interesse di FERWOOD S.p.A. e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, indipendentemente dalla competitività del mercato e dalla importanza dell’affare trattato.

Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi incaricati, per ottenere vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono proibiti.

I Destinatari, nell'espletamento del proprio servizio, devono uniformare la propria azione ai principi espressi dal presente Codice Etico, nonché alle norme di comportamento di seguito indicate.

4.1. Rispetto delle leggi

Nell’ambito della propria attività, i Destinatari devono rispettare le leggi ed i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera la società, uniformando la propria condotta ai principi etici generali enunciati nel presente Codice, nonché evitando di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti idonei a commettere alcuna delle fattispecie di reato richiamate nel d.lgs. 231/01, nel rispetto delle procedure interne vigenti.

4.2. Riservatezza

I Destinatari sono tenuti a mantenere riservate le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni in conformità alla legge, ai regolamenti e alle circostanze. I Destinatari devono osservare tale dovere di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con la società, adoperandosi affinché vengano rispettati gli adempimenti previsti dalle vigenti normative sulla privacy; devono altresì custodire con cura gli atti loro affidati.

La Società tratta i dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori e di ogni altro interessato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Agli interessati sono fornite le informative previste dalla normativa; l’informativa relativa ai dati raccolti attraverso il sito internet della Società è pubblicata all’indirizzo https://www.ferwoodgroup.com/it/privacy.

I Destinatari che, in ragione delle proprie mansioni, trattano dati personali per conto della Società sono tenuti ad attenersi alle istruzioni ricevute e alle misure di sicurezza adottate, a non utilizzare i dati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati raccolti e a segnalare tempestivamente al proprio responsabile ogni violazione, anche solo sospetta, dei dati personali, affinché la Società possa adempiere agli obblighi di notifica e comunicazione previsti dagli artt. 33 e 34 del GDPR.

4.3. Diligenza nell’utilizzo delle risorse

I Destinatari devono proteggere e custodire i valori e le risorse della Società a loro affidati, e contribuire alla tutela del patrimonio della società in generale, evitando situazioni che possano incidere negativamente sull'integrità e sicurezza di tale patrimonio.

In ogni caso, i Destinatari devono evitare di utilizzare a vantaggio personale, o comunque a fini impropri, le risorse aziendali.

4.4. Conflitto di interesse

I Destinatari devono utilizzare le risorse aziendali e le proprie capacità lavorative per la realizzazione dell’interesse e della missione della società, nel rispetto dei principi del presente Codice.

In quest’ottica, i Destinatari devono evitare di porre in essere o agevolare operazioni in conflitto d'interesse - effettivo o potenziale - con la società, nonché attività che possano interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della società e nel pieno rispetto delle norme del presente Codice.

Ogni situazione di conflitto di interessi, anche solo potenziale, deve essere comunicata da ciascun Destinatario al proprio responsabile gerarchico.

4.5. Diligenza nell’espletamento dell’incarico

Ogni Destinatario, nell'ambito delle proprie mansioni e nel rispetto dei limiti fissati dalla vigente normativa in materia giuslavoristica, dovrà:

tendere al miglioramento continuo della propria preparazione e professionalità;
contribuire alla crescita professionale dei propri collaboratori;
prendere decisioni ed assumere rischi secondo logiche di sana e prudente gestione, assicurando l'utilizzo economico ed efficiente delle risorse, in particolare nel rispetto della normativa in materia di sicurezza e salute, nonché il corretto utilizzo delle procedure e del sistema di controllo interno; in particolare dovrà farlo secondo le deleghe ricevute e in ottica di miglioramento del patrimonio aziendale;
considerare il risultato aziendale come una propria responsabilità e motivo di soddisfazione;

sempre nel rispetto delle regole aziendali e della normativa vigente.

4.6. Uso dei sistemi informatici

Rispetto all’utilizzo dei sistemi informatici ogni Destinatario è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza.

Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell'uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l'utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro instaurato con la singola Società facente parte della società o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine di o comunque che interferiscano con l’attività lavorativa. E’ posto altresì il divieto di utilizzare i sistemi informatici aziendali per accedere a sistemi informativi di altri soggetti al fine di appropriarsi di informazioni, danneggiare o interrompere i sistemi informativi, appropriarsi di codici per il funzionamento del sistema stesso. Ogni Destinatario è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.

I Destinatari sono tenuti all’utilizzo degli strumenti informatici e delle relative autorizzazioni forniti esclusivamente dalle funzioni competenti.

4.7. Scritture contabili e registrazioni. Operazioni sul capitale e destinazione dell’utile.

Coloro ai quali è affidato il compito di tenere le scritture contabili sono tenuti ad effettuare ogni registrazione in modo accurato, completo, veritiero, trasparente, nel rispetto dei principi contabili e a consentire eventuali verifiche da parte di soggetti, anche esterni, a ciò preposti. Le evidenze contabili devono basarsi su informazioni precise e verificabili e devono rispettare pienamente le procedure interne in materia di contabilità. Ogni attività aziendale e ogni conseguente scrittura deve permettere di ricostruire la relativa operazione e deve accompagnarsi ad una adeguata documentazione, al fine di consentire verifiche e controlli sul processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.

Tale comportamento di accuratezza, completezza, trasparenza e veridicità deve essere adottato anche da tutti coloro che nello svolgimento della propria attività contribuiscono al processo di redazione del bilancio (registrazioni di conferma di ricevimento dei beni / servizi richiesti; produzione e invio alla funzione Amministrazione di dati e informazioni utili alla costruzione dei prospetti contabili).

I dipendenti e gli amministratori che sono coinvolti nella predisposizione di documenti necessari per le operazioni sul capitale e sulla destinazione dell’utile sono tenuti a garantire trasparenza, correttezza, completezza e affidabilità nello svolgimento dell’incarico.

Chiunque venga a conoscenza di eventuali omissioni, errori o falsificazioni è tenuto a darne notizia al proprio responsabile e/o all’Organismo di Vigilanza.

4.8. Comportamento con Società di revisione, Collegio Sindacale, Organi di Controllo e Soci

I dipendenti e gli amministratori, ciascuno nell’ambito delle proprie competenze, deleghe e responsabilità organizzative, hanno l'obbligo alla massima collaborazione, correttezza e trasparenza nei rapporti con la Società di revisione, il Collegio Sindacale, gli Organi di Controllo ed i Soci.

Le fonti e le informazioni relative ai rapporti con Società di revisione, Collegio Sindacale, Organi di Controllo e con i Soci devono essere tracciate e conservate.

Con riferimento alla convocazione e svolgimento delle assemblee, gli amministratori e i dipendenti competenti in materia devono garantire trasparenza e libertà nell’esercizio di voto e correttezza nella gestione delle deleghe di voto.

4.9. Comportamento con le istituzioni pubbliche

I rapporti con le Istituzioni Pubbliche volti al presidio degli interessi complessivi della società e collegati all’attuazione dei suoi programmi sono riservati esclusivamente alle posizioni e alle responsabilità a ciò delegate.

Tutti i rapporti attinenti all’attività della società ed intercorrenti con soggetti qualificabili come soggetti pubblici e in particolare Autorità di Vigilanza devono essere condotti in modo corretto e nel pieno rispetto delle leggi e delle norme vigenti, oltre che del Modello 231 e del presente Codice Etico, al fine di assicurare l’assoluta legittimità dell’operato di e preservare la buona reputazione delle parti.

La società vieta ai dipendenti, agli amministratori e a terzi incaricati di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni, in relazione a rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità.

Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio.

In ogni caso questo tipo di spese deve essere autorizzato dalle persone indicate nella procedura e documentate in modo adeguato.

Eventuali richieste o offerte di denaro, doni (ad eccezione di quelli di modico valore), di favori di qualunque tipo (fatta eccezione per quelli di modico valore) ricevute da dipendenti, amministratori o terzi incaricati devono essere tempestivamente portate a conoscenza del proprio responsabile gerarchico e da questi all’Organismo di Vigilanza o, nel caso di amministratori e terzi, direttamente all’Organismo di Vigilanza.

La società, anche al fine di rafforzare il legame con il territorio in cui opera, può riconoscere contributi e liberalità a favore di soggetti aventi finalità sociali, morali, scientifiche e culturali e ciò Principalmente, tramite assegnazioni autorizzate dalle posizioni a ciò delegate registrate con il supporto della funzione Comunicazione, in linea con le procedure interne.

4.10. Comportamento con le organizzazioni politiche e sindacali

La società non eroga contributi, diretti od indiretti e sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli dovuti in base a normative specifiche.

4.11. Comportamento con i mass media e nella partecipazione a convegni e simili

L’informazione verso l’esterno deve essere veritiera e trasparente.

La società deve presentarsi in modo accurato e omogeneo nella comunicazione con i mass media. I rapporti con i mass media sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle posizioni aziendali a ciò delegate e sono concordati preventivamente con il Presidente e l’Amministratore Delegato.

I dipendenti della società non possono fornire informazioni a rappresentanti dei mass media né impegnarsi a fornirle.

In nessun modo o forma i dipendenti della società possono offrire elargizioni, regali, se non di modico valore, o altri vantaggi finalizzati ad influenzare l’attività professionale dei mass media, o che possano ragionevolmente essere interpretati come tali.

I dipendenti della società chiamati ad illustrare o fornire all’esterno notizie riguardanti obiettivi, attività, risultati e punti di vista aziendali tramite, in via esemplificativa, la partecipazione a convegni, congressi e seminari o la partecipazione a pubblici interventi, sono tenuti ad ottenere l’autorizzazione del Vertice aziendale, attraverso la funzione Comunicazione, circa i testi, le relazioni predisposte e le linee di azione che si intendono seguire.

5. OBBLIGHI DEI DIPENDENTI E DEI RESPONSABILI DI FUNZIONE

Ad ogni dipendente di FERWOOD S.p.A. viene chiesta la conoscenza ed il rispetto delle norme contenute nel presente Codice di Comportamento e delle procedure e regole di riferimento che caratterizzano l’attività di competenza.

Ad integrazione di quanto riportato finora, a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, vengono illustrati di seguito alcuni comportamenti e doveri che il dipendente deve rispettare, anche con riferimento ai vigenti C.C.N.L.

Il lavoratore deve, in conformità ai vigenti C.C.N.L.:

osservare le disposizioni impartite dai superiori in merito alla disciplina ed alle modalità di adempimento della prestazione lavorativa;
osservare scrupolosamente tutte le norme di legge sulla prevenzione infortuni e sulla sicurezza del lavoro, con particolare attenzione agli obblighi imposti in materia dal D. Lgs. n. 81/08 e successive integrazioni e modificazioni adottando un comportamento in linea con quanto previsto dalle procedure interne nell’eventualità si verificassero anomalie nei dispositivi di sicurezza, o situazioni di pericolo, o qualsiasi infortunio che accada durante l’attività lavorativa, in coerenza con quanto previsto dal Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza della società ove esistente.
assicurare in caso di sciopero le prestazioni indispensabili individuate nella L. 146/90 e successive integrazioni e modificazioni e negli eventuali accordi aziendali;
rispettare gli obblighi derivanti dal servizio di reperibilità;
svolgere le prestazioni straordinarie richieste;
rispettando tutte le consuetudini aziendali e le procedure adottate nelle diverse aree aziendali, giustificare tutte le assenze e, con riferimento a quelle non programmate, comunicarle nel più breve tempo possibile;
comunicare immediatamente alla Società di appartenenza ogni mutamento del proprio domicilio e/o residenza sia durante il servizio, che nei periodi di ferie o malattia;
osservare scrupolosamente l'orario di lavoro ed adempiere alle formalità prescritte alla Società di appartenenza per il controllo delle presenze;
non svolgere durante l’orario di lavoro atti che possano procurare guadagno o vantaggio personale, o comunque distrarre l’attenzione dell’attività lavorativa;
avere cura dei locali, mobili, strumenti, oggetti messi a disposizione dalla Società di appartenenza;
tenere un comportamento che concorra al buon nome della Società di appartenenza, in particolare nei rapporti che si intrattengono per ragioni di servizio con la clientela;
non ricevere compensi o regalie sotto qualsiasi forma per l'attività svolta in relazione alle mansioni affidate;
non accettare nomine od incarichi che comportino funzioni incompatibili con la posizione di dipendente dalla Società di appartenenza;
non allontanarsi, senza espressa autorizzazione del responsabile, dal posto di lavoro durante l'orario di servizio;
non rimanere nei locali aziendali fuori il normale orario di lavoro, salvo che ciò avvenga per ragioni di servizio e con l’autorizzazione del responsabile;
in relazione all'assenza per malattia, oltre che comunicarla nei termini sopra specificati, riprendere servizio al termine del periodo indicato dal medico, comunicare immediatamente l'eventuale prosecuzione della malattia e rispettare l'obbligo di reperibilità per la visita fiscale, nelle fasce orarie e nel recapito comunicato alla Società di appartenenza (tutti i giorni, compresi i festivi ed i domenicali, dalle 10 alle 12 e dalle 17 alle 19);
non effettuare in azienda collette, raccolte di firme o di denaro, vendite di biglietti od altri oggetti oltre i limiti previsti dalla L. 300/70 (Statuto del Lavoratori).

Inoltre, il lavoratore ha l'obbligo di osservare qualsiasi altra disposizione emanata dalla Società di appartenenza per regolamentare l'attività lavorativa, in quanto non contrasti con le norme contrattuali e con le leggi vigenti e rientri nelle normali attribuzioni del datore di lavoro.

In quest’ottica i dipendenti della società hanno l’obbligo di:

astenersi da comportamenti contrari ai principi etici e comportamentali contenuti nel presente Codice;
rivolgersi ai propri superiori, o alle funzioni competenti (Internal Audit e Risorse Umane), in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse;
dare tempestiva informazione all’Organismo di Vigilanza (di seguito, per brevità, “OdV”), quando sia a conoscenza di possibili violazioni, nell’ambito dell’attività della società di norme di legge o regolamenti, del Modello 231, del presente Codice Etico, delle procedure interne, e in particolare:
- eventuali omissioni, trascuratezze o falsificazioni nella tenuta della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili;
- eventuali irregolarità o malfunzionamenti relativi alla gestione ed alle modalità di erogazione delle prestazioni;
- eventuali offerte di doni (eccedenti il valore modico) o compensi da soggetti con i quali la società intrattiene rapporti d’affari;
- eventuali ordini ricevuti dal responsabile e ritenuti in contrasto con la legge, la normativa interna, il Modello 231 o il presente Codice Etico.

Nessun tipo di ritorsione può essere posta in essere a seguito e/o a causa della segnalazione, anche qualora quest’ultima si rivelasse infondata, fatta salva l’ipotesi di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, in conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 e dal paragrafo 7.2 del presente Codice.

Ogni Responsabile di Funzione aziendale ha inoltre l’obbligo di:

rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri dipendenti;
indirizzare i dipendenti all’osservanza del Codice e a sollevare problemi e questioni in merito alle norme;
operare affinché i dipendenti comprendano che il rispetto delle norme del Codice, del Modello 231 e delle procedure aziendali costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro;
assicurare attività di formazione specifiche ai propri collaboratori sulle procedure inerenti le attività di competenza;
selezionare accuratamente, per quanto di propria competenza, dipendenti e collaboratori esterni per impedire che vengano affidati incarichi a persone che non diano pieno affidamento sul proprio impegno a osservare le norme del Codice;
riferire tempestivamente al proprio responsabile, o all’Organismo di Vigilanza, su proprie rilevazioni nonché su notizie fornite da dipendenti circa possibili casi di violazione delle norme;
adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione;
impedire qualunque tipo di ritorsione.

Nei confronti di terzi, tutti i dipendenti della società, in ragione delle loro competenze, cureranno di:

informarli adeguatamente circa gli impegni ed obblighi imposti dal Codice;
esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;
adottare le opportune iniziative in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del Codice.

6. NORME DI COMPORTAMENTO PER GLI AMMINISTRATORI

Agli Amministratori di FERWOOD S.p.A. è richiesto di:

tenere un comportamento ispirato ad autonomia ed indipendenza con le istituzioni pubbliche, i soggetti privati, le associazioni economiche, le forze politiche, nonché con ogni altro operatore nazionale ed internazionale;
tenere un comportamento ispirato ad integrità, lealtà, senso di responsabilità nei confronti della società;
garantire una partecipazione assidua ed informata alle adunanze ed alle attività degli Organi;
garantire la consapevolezza del ruolo;
assicurare la condivisione della missione e dimostrare uno spirito critico al fine di garantire un contributo personale significativo;
valutare le situazioni di conflitto d’interesse o di incompatibilità di funzioni, incarichi o posizioni all’esterno e all’interno della società
rispettare, per quanto di propria competenza e nei limiti delle proprie responsabilità, le norme di comportamento dettate per il personale della società, avendo particolare riguardo a quanto previsto in materia di sicurezza ed igiene sul lavoro e prevenzione infortuni.

7. ATTUAZIONE E CONTROLLO SUL RISPETTO DEL CODICE DI ETICO

7.1. Strutture di riferimento, attuazione e controllo

L’Organismo di Vigilanza, istituito ai fini del Modello 231, ha il compito di vigilare sull’attuazione del Codice Etico e sul Modello 231 di FERWOOD S.p.A., sulla loro effettività, adeguatezza e capacità di mantenere nel tempo i requisiti di funzionalità ed efficacia richiesti dalla legge.

In particolare, l’Organismo di Vigilanza:

ha la responsabilità di esprimere pareri vincolanti riguardo alle problematiche di natura etica che potrebbero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali e presunte violazioni del Codice Etico;
deve seguire la revisione periodica del Codice Etico e dei suoi meccanismi di attuazione anche attraverso la presentazione di proposte di adeguamento;
predispone ed effettua iniziative di comunicazione e formazione dei dipendenti finalizzati alla migliore conoscenza degli obiettivi del Codice;
assicura la messa a disposizione di chiarimenti circa l’interpretazione e l’attuazione delle norme contenute nel Codice;
segnala agli organi aziendali competenti le eventuali violazioni del Modello 231 o del Codice Etico;
assicura lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice o del Modello 231;
assicura la valutazione dei fatti e monitora la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie;
presenta nell’ambito della relazione annuale dell’Organismo di Vigilanza l’informativa circa l’attuazione del Codice.

L’Organismo di Vigilanza può affidarsi a funzioni aziendali per lo svolgimento di alcune attività e in particolare alle Risorse Umane.

Con delibera del Assemblea, il Codice Etico può essere modificato e integrato, anche sulla base dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di Vigilanza.

7.2. Segnalazione di eventuali violazioni del Codice Etico

Qualora un soggetto tenuto al rispetto del presente Codice Etico venga a conoscenza di un fatto e/o di una circostanza idonea a concretizzare il pericolo di una loro violazione, è tenuto a farne tempestiva segnalazione attraverso il canale di segnalazione interno di seguito descritto.

In conformità al D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, la Società ha istituito un canale di segnalazione interno attraverso il quale possono essere segnalate, anche in forma anonima, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231 e del presente Codice Etico. Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta mediante la piattaforma informatica Qipo, accessibile dal sito internet della Società nella sezione “Whistleblowing”, che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Su richiesta della persona segnalante, la segnalazione può essere effettuata anche in forma orale, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Le segnalazioni sono gestite dal soggetto a tal fine designato dalla Società secondo la procedura whistleblowing adottata, che prevede il rilascio alla persona segnalante di un avviso di ricevimento entro sette giorni e di un riscontro entro tre mesi. L’Organismo di Vigilanza è informato delle segnalazioni che riguardano il Modello 231 e il presente Codice Etico e ne cura, per quanto di competenza, gli opportuni accertamenti.

Ricevuta la segnalazione, svolti gli opportuni accertamenti e constatata la gravità della violazione, l’Organismo di Vigilanza comunica la propria valutazione al Assemblea (e/o agli organi aziendali competenti in base al Codice disciplinare adottato ai sensi del D. Lgs. 231/01), formulando una proposta in merito ai provvedimenti da adottare. Il Assemblea (o comunque gli organi aziendali competenti in base al predetto Codice disciplinare) si pronuncia in merito alla eventuale adozione e/o modifica delle misure proposte dall’Organismo di Vigilanza ed attiva le funzioni aziendali di volta in volta competenti in ordine alla effettiva applicazione delle misure correttive e/o sanzionatorie.

In ogni caso, le fasi di contestazione della violazione, nonché quelle di determinazione ed effettiva applicazione delle sanzioni, sono svolte nel rispetto delle norme di legge e di regolamento vigenti, nonché delle previsioni della contrattazione collettiva nazionale del lavoro e del Codice Disciplinare.

La Società garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante e vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, nei confronti della persona segnalante e degli altri soggetti tutelati ai sensi del D.Lgs. 24/2023 per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Sono sanzionati, secondo il sistema disciplinare adottato, coloro che violano le misure di tutela della persona segnalante, nonché coloro che effettuano con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

7.3. Gravi violazioni del Codice Etico

Fermo restando quanto disposto dal sistema disciplinare di ciascuna Società, la grave o persistente violazione delle norme del Codice di Comportamento da parte dei suoi Destinatari compromette il rapporto di fiducia instaurato con la Società di appartenenza e, conseguentemente, può comportare l’irrogazione delle sanzioni disciplinari più gravi, ivi inclusa la risoluzione del rapporto di lavoro.

In particolare con riferimento al Modello di Organizzazione e Controllo ex 231, con il termine “gravi o persistenti violazioni” si individuano, ai fini del presente Codice, tutti quei comportamenti individuati nell’apposita parte del sistema disciplinare di ciascuna società come rilevanti ai fini del Codice Etico.

Sono considerate inoltre gravi, in ragione della finalità per la quale le specifiche norme di comportamento sono dettate, le violazioni commesse dai dipendenti, ai doveri di parità di trattamento riservatezza, posti a loro carico dal paragrafo 5. Analogamente, seppur attraverso strumenti idonei, verranno sanzionate violazioni al presente Codice da parte degli altri Destinatari diversi dai dipendenti.